Das „Template“ – die perfekte InDesign Vorlage

Wir reden ja immer gerne und viel über „Templates“. Doch – was meinen wir eigentlich damit? Wenn man es genau nimmt, ist ein Template zunächst einmal das Dateiformat *indt, das InDesign zur Verfügung stellt. Letztendlich ist dabei die einzige Besonderheit, dass eine Datei, die im indt-Format vorliegt, immer als KOPIE geöffnet wird. Es liegt auf der Hand, weshalb das sinnvoll ist: man kann das Original auf diese Art und Weise nicht „aus Versehen“ überschreiben bzw. abändern. Eine solche Datei erzeugt man in InDesign durch „Speichern unter“. Dort wählt man den Dateityp „InDesign Vorlage“ und die Datei erhält die Dateierweiterung „indt“. Man kann alternativ auch ganz einfach eine existierende InDesign-Datei in eine Vorlage umwandeln, indem man die Dateierweiterung „indd“ in „indt“ ändert! Das hat die gleiche Wirkung. Dieser Artikel wäre hier zu Ende, wenn das alles ist was wir meinen, wenn wir „Template“ sagen. Doch natürlich ist es das nicht – eine indt-Datei macht noch keine gute Vorlage!

Denn bei „Templates“ reden wir eigentlich von Musterseiten, Ebenen, Formaten, Farbfeldern, Textvariablen, klugen Vererbungen und Benamsungen. Wir reden von Bibliotheken, Snippets und manchmal auch von Skripten. Wir reden von der einen perfekt vorbereiteten InDesign-Datei, mit der du Seiten sauber und effizient aufbauen kannst. Wir reden davon, mit solchen intelligenten Templates deine Produktion zu beschleunigen und sicher zu machen, da Arbeitsprozesse, die fehleranfällig sein können, durch das höhere Maß an Automatisierung überflüssig werden.

Der Einsatz einer InDesign-Vorlage lohnt sich schnell

Wer sein Geld damit verdient, kleine Dokumente einmalig und immer wieder neu zu gestalten und beständig neue visuelle Erlebnisse kreiert, wird eher weniger Verwendung für Templates haben.

Doch sobald man Projekte mit mehreren Seiten, Ausgaben, Streuterminen oder Reihen umsetzt, kommt man an Templates nicht mehr vorbei. Auch nicht, wenn man zwar viele kleine Einzelprojekte hat, die sich aber immer an derselben Optik orientieren, die im selben Corporate Design aufgebaut sind.

Ja, man kann einfach die Datei von der letzten Ausgabe duplizieren und den Inhalt löschen bzw. überschreiben. Aber das ist natürlich ebenso lästig, wie unprofessionell und gefährlich und zeitraubend. Fehler werden hier vererbt und über alle Werbemittel hinweg mitgeschleppt.

Viel cleverer ist es, einmalig und ordentlich Gedanken, Zeit und Arbeit in eine ausgeklügelte Vorlage zu stecken. Dann kann man bei jeder neuen Ausgabe, Anzeige oder jedem Kundenmailing die Vorteile genießen, die die neue InDesign-Vorlage einem bietet.

Bestandteile einer InDesign-Vorlage

In einer Vorlage bzw. einem Template wird alles angelegt, was später für die Erstellung der InDesign-Datei benötigt wird. Dazu gehören natürlich Seitengröße, Ränder, Anschnitt, Infobereich und und und.
Darüber hinaus sollte man sich eingehend Gedanken machen über die Formate. Absatz- , Zeichen- , Objekt- , Tabellen- und Zellenformate spielen bei einer InDesign-Vorlage eine, wenn nicht sogar die entscheidende Rolle.

Über die Verwendung und schlaue Definierung von Absatz- und Zeichenformaten kann man ganze Bücher schreiben. Hier gilt es, in der Erarbeitung von InDesign-Vorlagen ordentlich Gehirnschmalz zu investieren um die darauf basierende Produktion ordentlich zu befeuern. Hier sollen stellvertretend nur mal die Begriffe Verschachtelte Formate und GREP-Stil genannt sein. Wer hier die richtigen Entscheidungen trifft, spart in der folgenden Produktion bares Geld und sichert eine hohe, beständige Qualität.

Wenn wir in diesem Zusammenhang über Formate reden, dann dürfen wir Dinge wie Barrierefreiheit, XML-Workflow oder EPUB nicht vergessen. Sollten diese Aspekte in der Publikation eine Rolle spielen, müssen entsprechende Einstellungen in Zeichen- und Absatzformat vorgenommen werden.

Alle Bestandteile einer InDesign-Datei können in die Betrachtung kommen, müssen aber nicht notwendigerweise. Profis grübeln auch über den sinnstiftenden Einsatz von Ebenen, deren Namen und sogar die richtigen Ebenenfarbe.

Apropos Farben: Welche Farbfelder in welchen Farbgruppen unterstützen die zukünftige Produktion und was sind richtige Namen?

Zentrale Technologie sind natürlich die Musterseiten. Je komplexer die Publikation ist, desto mehr Gedanken wird man dort investieren. Verschachtelte Musterseiten müssen sorgfältig geplant und Textvariablen angelegt werden.

Ins „Eingemachte“ geht es dann, wenn man auch an die „Voreinstellungen“ denkt. Dort findet man Programmeinstellungen aber auch Einstellungen, die am Dokument hängen. Zu nennen wären da Einstellungen zum Grundlinien- und Dokumentraster, der Farbe der Hilfslinien und so weiter.
Das „gewisse Etwas” entsteht natürlich dann, wenn man all diese Technologien geschickt kombiniert und nicht getrennt voneinander betrachtet. Die durchdachte Kombination von Musterseite, Objektformat und Absatz- und Zeichenformat kann schon der halbe Weg zum Erfolg sein.

InDesign-Vorlage XXL

Natürlich sind jetzt die Grenzen noch nicht erreicht. Es ist nur folgerichtig, dass wir weitere Techniken, die uns InDesign bietet, in unsere Vorlage mit einbeziehen – nicht technisch, aber organisatorisch. Was wir sagen wollen ist, dass folgende Dateien nicht Bestandteil der Vorlage sind, sondern zusätzlich zu der .indt in den Prozess integriert werden können.

Snippets

Diese Technik, die uns Adobe vor einigen Jahren geschenkt hat, ist etwas ins Abseits geraten, unter anderem durch die „CC Libraries”. Snippets entstehen z.B. dadurch, dass man Objekte oder auch Gruppen von Objekten, einfach per drag´n´drop auf den Desktop zieht. Alternativ lassen sich Snippets auch exportieren und dabei auch gleich korrekt benennen. Es entstehen kleine idms-Dateien. Diese können ebenfalls durch drag´n´drop wieder in eine InDesign-Datei und auf eine Seite gezogen werden.

Hält man beim ziehen auf die Seite die Alt-Taste gedrückt oder hat die richtigen Voreinstellungen getroffen, werden die Objekte des Snippets auf die gleiche Position gelegt wie im Ursprung. So lassen sich auch Logos, Symbole, Seitenkopf und ‑fuß einsetzen. Im Gegensatz zu den Bestandteilen einer „CC Library” können Snippets von einem Script angesprochen, aufgerufen und positioniert werden.

Bibliotheken

Wer noch mit InDesign CS6 oder älter arbeitet oder wenn die „CC Libraries“ aus Datenschutzgründen nicht in Frage kommen, nutzt vielleicht noch „Bibliotheken”. Auch diese können perfekt mit InDesign-Vorlagen kombiniert werden. In diesen indl-Dateien lassen sich ebenfalls verschiedenste Objekte oder Gruppen ablegen. Der Unterschied zu den Snippets liegt darin, dass es sich hierbei um nur eine Datei handelt, statt um viele einzelne. Und: da diese Datei vom Anwender geöffnet wird und nicht wie die Snippets platziert werden, kann zunächst einmal nur ein Anwender eine Bibliothek auf einem gemeinsamen Laufwerk öffnen. Allerdings lässt sich das leicht über den Schreibschutz (Explorer) lösen.

CC-Libraries

Die „CC Libraries“ sind die aktuelle Technologie, um Objekte zu verwalten, die keinen fixen Platz auf einer Seite der Vorlage haben. Ideal auch in der firmenübergreifenden Zusammenarbeit (sofern der Datenschutz kein Problem darstellt). In Verbindung mit einer InDesign-Vorlage kann man in „CC Libraries“ Layoutbestandteile verwalten, die bei Bedarf auf die Seite gezogen werden.

Achtung, ein Arbeiten mit Daten, die in der „Adobe Creative Cloud“ liegen, entspricht leider nicht der DSGVO. Wenn du und dein Unternehmen oder deine Kunden Wert darauf legen, die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten, solltest du das beachten.

Skripte

Ja, auch Skripte können einer InDesign-Vorlage den letzten Schliff geben. Manche notwendigen Tätigkeiten an einer Datei können sinnvoll von einem Skript erledigt werden. Ist dieses abgestimmt auf die Vorlage, die mitgelieferten Snippets, Bibliotheken oder Formaten, können Skripte eine große Unterstützung darstellen.

KOMMENTAR
Aussagen wie „das brauche ich nicht“ oder „dafür haben wir keine Zeit“ sollte man kritisch hinterfragen. Wir bauen nun seit fast 20 Jahren InDesign-Templates auf und können mit Sicherheit sagen: Jede Minute Zeit, die in die Vorbereitung investiert wird, zahlt sich später doppelt und dreifach aus. Das gilt für Bücher oder Zeitschriften großer Verlage genauso wie für Bedienungsanleitungen von Konzernen oder für Marketingmaterialien mittelständischer Unternehmen. Und ganz nebenbei macht es übrigens irre viel Spaß, sich in die Struktur eines Layouts reinzudenken und sich viele raffinierte Lösungen zu ertüfteln 😉
Christoph Steffens