InDesign an ein „System“ anstöpseln

Ein Kunde kommt zu uns, und sagt: „Wir haben ein System, das alle Daten enthält, die in unsere Kataloge sollen“. Hier könnte zum Beispiel ein „PIM-System“ gemeint sein. PIM-Systeme werden im Handel eingesetzt, um alle relevanten Informationen zu Produkten zu sammeln – technische, logistische und marketingrelevante Details. Die dort hinterlegten Texte und Bilder können bei der Erstellung von Werbemitteln oder, wie in unserem Fall, Katalogen, verwendet werden.

Jetzt bittet der Kunde uns, ihm zu helfen, dieses System mit InDesign zu verbinden, um damit seine gedruckten Kataloge machen zu können.

Ja, es gibt Firmen bzw. deren Kunden, die mit einem gedruckten Katalog noch etwas anfangen können. Das ist aber eine andere Diskussion.

Reflexartig fallen einem sofort die gängigen PlugIns und Lösungen ein, die unter der Branchenbezeichnung „Databasepublishing“ firmieren. Diese sind zum Teil seit Jahren und Jahrzehnten auf dem Markt und leisten sehr gute Arbeit. Nach einem ausführlichen Gespräch mit dem Kunden über die Gegebenheiten der Produktion, der Beteiligten und sonstiger Umstände kam uns die Idee: „Wie wäre es, keine der gängigen PlugIn-Lösungen zu verwenden, sondern eine eigene Lösung in Form eines Skripts zu entwickeln?“

Aber warum sollte man das tun? Es gibt doch PlugIns?

Kosten

Die Frage lässt sich mit einer einfachen mathematischen Formel beantworten. Was kostet eine Lizenz, wie viele Arbeitsplätze müssen versorgt werden und für welchen Zeitraum? Zur Vorbereitung dieses Artikels habe ich auf den Webseiten der „üblichen Verdächtigen“ nachgeschaut, was ihre Lösungen kosten. Und siehe da: Häufig sind für den Interessierten keine Preise ersichtlich! Natürlich unterstelle ich niemandem etwas Böses. Ich gehe davon aus, dass es kein einfaches Preismodell ist und zig Module, Faktoren und Optionen zu berücksichtigen sind.

Trotzdem ein Rechenbeispiel: Wenn die Software 50 Euro im Monat kostet und das Team aus zehn Personen besteht, entstehen in zwei Jahren Kosten in Höhe von 12.000 Euro.

PlugIns kommen mit zu großem Funktionsumfang

Wer sich mit Standard-PlugIns beschäftigt hat, wird festgestellt haben, dass die Bedienung sehr komplex ist. Viele Lösungen sind 20 Jahre alt, oder um es positiv auszudrücken, haben eine jahrzehntelange Reifezeit hinter sich. Der Funktionsumfang ist mit der Zeit riesig geworden! Aber dein Team braucht sicher nur einen Teil davon. Das bedeutet, dass in einer Schulung viel Zeit darauf verwendet wird, zu vermitteln, welche Funktionen alle nicht genutzt werden sollen. Oder es werden in der Software Begriffe verwendet, die nicht zum eigenen Workflow passen. Dies führt immer wieder zu Stolpersteinen in der Bedienung und zu Fehlern im Betrieb der Lösung.

PlugIns sind abhängig von InDesign-Updates

Bei der Verwendung von PlugIns ist man immer vom Hersteller abhängig, wenn es um das Thema „Update“ geht. Adobe bringt jedes Jahr neue Programmversionen auf den Markt. Du musst aber zur Verwendung deines InDesign-PlugIns warten, bis der PlugIn-Anbieter eine kompatible Version zur Verfügung stellt, und dafür unter Umständen wieder Kosten investieren. Oder umgekehrt: Der PlugIn-Anbieter hat endlich eine wertvolle Funktion integriert, die du unbedingt nutzen möchtest. Dafür musst du aber auf die neueste Version von InDesign updaten, was nicht immer erwünscht ist.

Wenn du ein individuelles Script hast, kannst du damit arbeiten, wie es dir passt.

Für kleine Teams ist es sicherlich sinnvoll, sich mit Standard-Plugins zu beschäftigen. Außerdem haben Mietmodelle den Charme, dass man monatlich Lizenzen zu- oder abbuchen kann. Bei großen Teams mit vielen Lizenzen stellt sich aber schon die Frage, ob eine Individualentwicklung nicht mehr Vorteile bringt.

Ein Script ist passgenau

Das maßgeschneiderte Script macht genau das und auf genau die Weise, wie es in deinem Team gebraucht wird. Keine Schnörkel, keine Umwege. Es werden die Begriffe verwendet, die in deinem Team benutzt werden und die Workflows unterstützen, die in deinem Team sinnvoll sind. Auch die Schulung und Einarbeitung verringert sich enorm, weil alle Schritte maximal passgenau sind und minimal komplex.

Ein Script verursacht weniger Kosten

Für die weiter oben aufgerufenen 12.000 Euro bekommt man von einem versierten Scriptprogrammierer schonmal eine ganze Menge Code. Natürlich kann das Script auf beliebig vielen Arbeitsplätzen installiert werden. Auch Dienstleister oder Kunden, Außenstellen oder Niederlassungen und Tochtergesellschaften können nach Belieben mit der Software versorgt werden.

Die technischen Voraussetzungen für ein Script

Moderne Systeme, wie oben erwähnte PIM-Systeme, nutzen immer Web-Technologie und sind daher auch immer „im Internet“, wenn auch natürlich unter anderem passwortgeschützt. Grundsätzlich ist InDesign technisch in der Lage, Daten aus dem Internet zu beziehen. Dies zeigt u.a. das Script „press2ID“ von Gregor Fellenz (dazu gab es bereits eine Veranstaltung bei der IDUG-Stuttgart). Moderne Systeme haben auch eine API, mit der das Skript kommunizieren kann. So ist man also technisch auf die Idee vorbereitet. Man kann sich ein InDesign-Script vorstellen, das sich Daten aus dem PIM-System des Kunden holt und damit Dinge macht.

Ein anderes Beispiel: Anbindung an ein MAM-System

Mit einem anderen Kunden sprach ich über die Anbindung von InDesign an ein MAM-System, oder wie wir Boomer sagen „Bilddatenbank“. Wenn man diese über ein individuelles Script an InDesign anbindet, könnte der Kunde eine Standardaufgabe ganz einfach erledigen lassen: Ein Mitarbeiter muss alle Bilder des deutschsprachigen Katalogs, die im MAM-System liegen, durch andere Bilder für die USA ersetzen. Diese unterscheiden sich von den verwendeten Bildern durch den Dateinamenzusatz „_us“. Kein Problem für ein Script, das Zugriff auf die Datenbank hat: „Suche bitte zu allen Links im InDesign-Dokument eine Datei mit dem gleichen Namen, aber mit dem Zusatz „_us“. Wenn du die findest, ersetze sie im Dokument. Findest du nichts, mach mit dem nächsten Bild weiter.“ Das macht ein Script in Sekunden. Ein Mensch braucht dafür Stunden und macht, seien wir ehrlich, bei 1 von 100 Verknüpfungen einen Fehler! Das Script eher nicht!

FAZIT
Unser Kunde ist mit der „maßgeschneiderten“ Lösung auf jeden Fall extrem zufrieden. Damit kann er in den nächsten Jahren kostengünstig, schnell, stabil und gut seine Kataloge produzieren. Zudem wurden neue Katalog-Ideen entwickelt, die zu spezifischen und dünneren Katalogen führen.
Du hast Interesse an einer solchen Lösung? Wir helfen und beraten dich gerne auf dem Weg zu einem maßgeschneiderten Anzug für dich und dein Team!
Christoph Steffens