Im April 2024 hat Thomas Zellmann (Link, Link) einem sehr interessanten englichsprachigen LinkedIn-Artikel mit dem Titel „Myths around PDF“ veröffentlicht.

In diesem Artikel möchte er mit den, aus seiner Sicht, größten und schwierigsten Missverständnissen bezüglich des Dateiformates aufräumen. Dem möchten wir uns in diesem Artikel auch widmen.

1. Mythos: PDF ist Eigentum von Adobe
Die Realität: Das war bis 2007 so, und Adobe hat 1993 das PDF erfunden. Im Jahr 2008 übergab Adobe die PDF-Spezifikation an die ISO als globale und offene Standardisierungsorganisation.

Aufmerksame Leser unseres Blogs wissen das längst. Allerdings hängt die Verbreitung neuer, interessanter Eintwicklungen dann doch wieder an Adobe. Denn solange man aus InDesign kein PDF 2.0 exportieren kann, ist dieses Format in der Branche schlicht nicht existent.

2. Mythos: PDF ist nur zum Lesen gedacht
Die Realität: Es ist sicherlich richtig, dass viele Nutzer PDF-Dokumente in erster Linie nur lesen. Natürlich können PDF-Dateien auch bearbeitet werden oder es werden häufig PDF-Formulare verwendet.

Nicht nur das. Das Kommentieren von PDFs, bzw. die Arbeit mit PDF-Kommentaren, gehört sicher zu unserer aller Tagesarbeit im Publishing.

3. Mythos: PDF-Dateien sind immer sicher
Realität: Dies ist ein Irrglaube, der für ein normales PDF nicht zutrifft. Durch den Einsatz von Sicherheitsfunktionen und Signaturen können PDFs gegen Veränderungen jedoch gesichert werden.

Das ist sicherlich ein sehr wichtiger Hinweis von Thomas Zellmann. Das Beste, was man tun kann, um sich vor Schadcode in PDFs zu schützen, ist, seine PDF-Software auf dem neuesten Stand zu halten. Adobe Acrobat und Adobe Acrobat Reader sollten immer nach neuen Veröffentlichungen aktualisiert werden.

4. Mythos: PDF ist kostenlos
Realität: Ein Erfolgsfaktor für die breite Akzeptanz von PDF ist die Verfügbarkeit von vielen kostenlosen PDF-Viewern. Professionelle PDF-Erstellungs- und Bearbeitungswerkzeuge sind meist lizenzierte Softwareprodukte.

5. Mythos: PDF-Dateien sind immer groß
Realität: Ganz im Gegenteil – PDF-Dateien können sogar kleiner sein als das Originaldokument. Sowohl für gescannte als auch für digitale PDF-Dateien gibt es eine Vielzahl hocheffizienter Komprimierungsmöglichkeiten. Riesige Dateien werden oft von nicht IT-versierten Benutzern erstellt.

Hier möchte ich den zusätzlichen Tipp ergänzen, dass es schon ausreichen kann, ein PDF per „Speichern unter…“ zu speichern um die Dateigröße zu verringern.

Zusätzlich steht in Acrobat bei „Speichern unter…“ die Option „Optimiertes PDF“ zur Verfügung. Das ist kein anderes PDF-Format sondern du bekommst zusätzliche Optionen zum Speichern des PDFs zur Verfügung gestellt.

6. Mythos: PDF-Dateien sind nur statisch
Die Realität: PDF wird sehr häufig für Geschäftsdokumente verwendet und diese sind in der Regel statisch. Aber PDF bietet auch viele interaktive Funktionen wie Formulare, dynamische Dateien und die Verwendung mit Multimedia-Elementen und 3D-Modellen.

7. Mythos: PDF ist nur für die Archivierung geeignet
Die Realität: Es gibt den ISO-Standard PDF/A, der explizit für die Archivierung genormt wurde. PDF/A ermöglicht die sichere Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten, wofür es viele Empfehlungen und Spezifikationen gibt. Aber es ist „nur“ eine sehr gute Anwendung für PDF.

Nun, das muss uns Publishern niemand sagen. Wir nutzen das Dateiformat selbstverständlich unter anderem zur Weitergabe von Druckdaten. Der Standard „PDF/X“ ist da der entscheidende Faktor. Und zunehmend wird PDF genutzt um die Daten barrierefrei zur Verfügung zu stellen.

8. Mythos: PDF enthält nur unstrukturierte Daten
Die Realität: In der Vergangenheit wurde PDF für unstrukturierte Daten verwendet. Heute können PDFs mit so genannten Tags und Metadaten strukturiert werden, um z.B. Barrierefreiheit zu erreichen oder um den Inhalt für moderne KI-Anwendungen verfügbar zu machen.

Das könnte tatsächlich die ein odere andere Leserin dieses Blogs überraschen. Denn für Druckdaten sind strukturierte Daten tatsächlich irrelevant. Aber spätestens bei PDF/UA, also dem Thema „Barrierefreiheit“ kommen Metadaten ins Spiel. Und wer sich bereits mit „E-Rechnungen“ und dem PDF-Standard „ZUGFeRD“ auseinandergesetzt hat, kennt dies ebenfalls.

9. Mythos: PDF ist nicht für die mobile Nutzung geeignet
Die Realität: Ein einfaches PDF im klassischen Seitenformat ist auf einem Smartphone etwas umständlich. Inzwischen gibt es mobile PDF-Viewer, die das Seitenformat aufbrechen und eine flexible Anzeige und Bearbeitung des PDF-Dokuments je nach Bildschirmgröße unterstützen.

Zu diesem Zweck hat Adobe den „Liquid Mode“ entwickelt (Link, Link), der mit Hilfe von KI (klar, wie sonst?) den Text in den PDFs auf kleineren Geräten „umbrechen“ lässt.

10. Mythos: PDF ist ein veraltetes Format.
Realität: Dieser Artikel hat hoffentlich viele Missverständnisse ausgeräumt und gezeigt, dass PDF immer noch ein wichtiges und modernes Format ist.

PDF ist in so vielen Ecken des Publishing-Universums verankert, dass es kaum wegzudenken ist. Wer von uns, als Publisher oder Konsument, hat nicht jeden Tag ein PDF in der virtuellen Hand. Da wird es Zeit, mit ein paar Vorurteilen aufzuräumen und das Datenformat als das zu betrachten, was es ist.
Christoph Steffens