Ein Verlag, den wir zu unseren Kunden zählen dürfen, nutzt eine Bilddatenbank, neudeutsch „MAM-System“ genannt. Das MAM-System bietet unglaublich viele Vorteile für den Verlag, seine Produktions- und Marketingabteilung. Werbemittel und Publikationen können geplant und anhand von Keywords oder Kategorien direkt mit den gewünschten Bildern oder Artikeln bestückt werden. Dafür zahlt das Unternehmen monatlich hohe Lizenzgebühren an das Softwarehaus. Leider schafft es kaum ein Softwareanbieter, alle Kundenwünsche im Prozess zu erfüllen, und jeden einzelnen Fall abzudecken. Es gibt mancherorts Funktionslücken. Uns ist es gelungen, durch die Entwicklung eines InDesign-Scripts eine Funktionslücke zu schließen und dadurch die Prozesse für den Kunden sicherer und einfacher zu gestalten.

Das Problem: Fehlende Bildverknüpfungen nach einem Datenaustausch

Die Lücke entsteht, wenn ein Dienstleister, wie eine Setzerei, InDesign-Dateien an den Verlag zurückliefert. Darin sind Bilder und Grafiken verknüpft, die zuvor an die Setzerei geliefert wurden. Diese Arbeitsweise ist völlig normal und geschieht täglich tausendfach.

Das InDesign-Dokument enthält nun den Pfad zum verlinkten Bild oder zur verlinkten Grafik. In unserem Fall z.B.

\\Server\Satzkiste\Kunden\Kunde-A\Projekt-X\Links\Logo.ai

Natürlich haben die Mitarbeiter:innen des Verlages keinen Zugriff auf unsere Server. Das ist einerseits kein Problem, denn der Verlag hat die Daten ja selbst vorliegen.

Auf der anderen Seite gibt es ein Problem: Die Bilder und Grafiken sind auf dem Verlags-Server auf hunderte von Ordnern verteilt. Schuld daran hat das MAM-System, das seine eigenen Regeln hat, wie die verwalteten Daten auf dem Server verteilt werden. Die „Lücke“ in diesem Prozess ist nun, dass das MAM-System keine gute Lösung anbietet, um den Verlagsmitarbeiter:innen zu helfen, die Pfade der Bilder in der InDesign-Datei zuverlässig und mit geringem Aufwand zu aktualisieren.

Hier kommt das Script ins Spiel, mit dem der Verlag das Problem komfortabel lösen kann.

Das Script arbeitet mit der effizienten Such-Software „Everything“

Vorab noch ein technisches Detail: Um zum Ziel zu gelangen, arbeitet unser Script mit der Software „Everything“. Aufmerksame Leser:innen unseres Blogs kennen das Programm bereits, weil wir schon darüber geschrieben haben. Mit „Everything“ wird der MAM-Server nun durchforstet und es wird ein Verzeichnis angelegt. Dieses Verzeichnis ist mehr oder weniger eine Textdatei, die auf dem Rechner liegt und von anderen Programmen, wie unserem Script, genutzt werden kann. Der Vorteil von „Everything“ ist, dass es Server mit einer Regelmäßigkeit sehr effizient indexiert und somit eine ultraschnelle Suche durch große Datenbestände ermöglicht.

Funktionsweise des Scripts

Die Mitarbeiter:innen des Verlages öffnen nun die InDesign-Datei, die von der Setzerei kommt, und InDesign bemängelt wie üblich, dass die Verknüpfungen nicht gefunden werden. An dieser Stelle wird das Script aktiv und schaut im Verzeichnis von „Everything“ nach den benötigten Verknüpfungen. Alle dort gefundenen werden in InDesign neu verknüpft – fertig! Dieser Vorgang ist sicher und geht ultraschnell!

Der/die Anwender:in kann auch mehrere InDesign-Dateien öffnen und das Script verarbeitet alle Daten in einem Streich.

In der Praxis kann es durchaus vorkommen, dass von einer Bilddatei mehrere Varianten existieren. Also zum Beispiel „Logo.png“, Logo.tiff“ und „Logo.eps“. Hier bietet das Script in einem Fenster die Optionen mit kleinen Vorschaubildern und weiteren Metadaten zusammen an. Das ermöglicht dem oder der Anwender:in, die gewünschte Datei durch Anklicken zu wählen.

Die Zeitersparnis für die Mitarbeiterinnen des Verlages ist enorm. Zudem sinkt die Fehlerquote, weil früher doch schon auch mal die falsche, weil veraltete Version, eines Bildes ausgewählt wurde.
Dies ist ein wunderschönes Beispiel, wie man mit Scripten und den geeigneten Tools ein Problem lösen kann. Die Entwicklung und Programmierung des Scriptes kostet etwas Zeit und Geld, jedoch ist dies im Verhältnis zu der gesparten Zeit und den geschonten Nerven der Mitarbeiter:innen gut investiertes Geld. Das zumindest sagt unser Kunde!
Christoph Steffens